O XML é o arquivo digital que contém todos os dados da nota fiscal eletrônica. Ele é o documento fiscal "de verdade" — o PDF (DANFE) é apenas uma representação visual.
O que é o XML da nota fiscal?
XML (eXtensible Markup Language) é um formato de arquivo que estrutura dados de forma organizada. No caso da nota fiscal, o XML contém: dados do emitente, destinatário, produtos, valores, impostos, chave de acesso e assinatura digital.
Por que o XML é importante?
- É o documento fiscal válido — o DANFE (PDF) não tem validade sozinho
- Obrigatório guardar por 5 anos — exigência da Receita Federal
- Necessário para escrituração — contabilidade e SPED usam o XML
- Prova em fiscalização — a SEFAZ pode solicitar os XMLs a qualquer momento
Por quanto tempo guardar?
A legislação exige que os XMLs sejam armazenados por 5 anos a partir da emissão. Isso vale tanto para notas emitidas quanto para notas recebidas de fornecedores.
Como armazenar os XMLs
- Backup na nuvem: a forma mais segura. O Otimizou armazena automaticamente todos os XMLs
- HD externo: funciona, mas pode falhar
- Nunca dependa apenas do computador: formatação, vírus e falhas podem destruir anos de documentos fiscais
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