Contratar o primeiro funcionário é um marco para qualquer negócio — e uma das decisões que mais gera dúvidas. Quais documentos pedir? Quanto realmente custa um funcionário? Quais as obrigações do empregador? Neste guia, cobrimos tudo.
Quando contratar?
Sinais de que é hora de contratar:
- Você está recusando vendas por falta de mão de obra
- A qualidade do serviço está caindo porque você faz tudo sozinho
- Tarefas operacionais tomam tempo que deveria ser usado em estratégia
- O faturamento sustenta o custo de um funcionário
Tipos de contratação
| Tipo | Vínculo | Indicado para |
|---|---|---|
| CLT | Emprego formal | Funções permanentes e operacionais |
| PJ (prestador) | Contrato de serviço | Funções específicas e temporárias |
| Estágio | Contrato de estágio | Estudantes em formação |
| Jovem Aprendiz | Contrato especial | Jovens de 14 a 24 anos |
| Temporário | Contrato temporário | Demandas sazonais (Black Friday, Natal) |
Documentos necessários do funcionário
- Carteira de Trabalho (CTPS) — hoje digital via app
- RG e CPF
- Comprovante de residência
- Título de eleitor
- Certificado de reservista (homens)
- Certidão de nascimento/casamento
- Foto 3x4
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) — exame admissional
Quanto custa um funcionário CLT?
O custo total de um funcionário vai muito além do salário:
| Item | % sobre o salário | Exemplo (salário R$ 2.000) |
|---|---|---|
| Salário bruto | 100% | R$ 2.000 |
| INSS patronal | 20% | R$ 400 |
| FGTS | 8% | R$ 160 |
| 13º salário (proporcional/mês) | 8,3% | R$ 166 |
| Férias + 1/3 (proporcional/mês) | 11,1% | R$ 222 |
| Provisão de rescisão | ~4% | R$ 80 |
| Custo total estimado | ~150% | ~R$ 3.000 |
No Simples Nacional, o INSS patronal é menor, reduzindo o custo total para cerca de 130-140% do salário.
Passo a passo para contratar
- Defina o cargo e as funções: descrição clara do que o funcionário vai fazer
- Recrute e selecione: divulgue a vaga, entreviste candidatos, verifique referências
- Solicite documentos: peça todos os documentos listados acima
- Faça o exame admissional: obrigatório antes do início do trabalho
- Registre na CTPS: anote o contrato na carteira digital (eSocial)
- Cadastre no eSocial: registre a admissão até 1 dia antes do início
- Assine o contrato de trabalho: com cláusulas claras sobre função, salário, horário e benefícios
- Treine o funcionário: inclua treinamento nos sistemas da empresa
Obrigações mensais do empregador
- Pagamento do salário até o 5º dia útil
- Recolhimento do FGTS (guia GFIP/SEFIP)
- Recolhimento do INSS
- Envio das informações ao eSocial
- Controle de ponto (para empresas com mais de 20 funcionários)
Conclusão
Contratar um funcionário envolve custos e burocracia, mas é essencial para o crescimento do negócio. Planeje financeiramente, siga os passos legais e treine bem a equipe. O Otimizou ajuda na gestão financeira — controlando custos, receitas e fluxo de caixa para que a contratação caiba no orçamento.
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