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Quais cuidados tomar ao emitir NF-e?

A emissão da nota fiscal, além de obrigatória por lei, é um importante instrumento para que as empresas possam gerenciar com maior facilidade e eficiência as informações como compras e vendas, e saibam exatamente quais alíquotas de impostos devem pagar por suas transações.

Além de ser fundamental para o empreendedor, a nota fiscal também é relevante para o governo, como forma de visualizar e controlar as transações comerciais que ocorrem no país. Para o consumidor, seja ele pessoa física ou jurídica, a nota fiscal passa a ser um comprovante de sua compra, facilitando também trocas e devoluções. Entretanto, é preciso cuidado na hora de emitir a nota fiscal.

Cuidado com a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul)

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é utilizada para fornecer informações sobre a natureza dos produtos que são transacionados em países do Mercosul, sendo constituída por um código de 8 dígitos, fornecendo desde informações mais gerais como a categoria do produto a informações bem mais específicas como certas substâncias químicas que se encontrem no mesmo. Embora útil especialmente para transações internacionais, ela também é obrigatória para produtos que circulam dentro do país. Preencher a NCM de modo incorreto pode levar a multas e retenções na alfândega.

Cuidado com os dados

Ao preencher a nota fiscal, além de preencher informações relativas ao produto, como a NCM, você precisará incluir dados relativos ao seu próprio empreendimento e também do cliente, seja pessoa física ou jurídica.

Informações como CNPJ, CEP, endereço, inscrição estadual e nome do cliente preenchidos de modo errado, podem fazem com que sua nota seja cancelada, fazendo o documento perder sua validade caso o erro não seja notado a tempo. Tais informações exigem que sua empresa tenha sempre o cadastro de clientes atualizado.

Na pior das hipóteses, seu negócio pode ter problemas com o fisco pelo preenchimento incorreto ou mesmo a mercadoria em transporte pode ser apreendida.

Atente-se ao certificado digital

Não é possível emitir a NF-e sem contar com um certificado digital. É ele o responsável por autenticar o emissor do documento, servindo como uma espécie de assinatura digital da empresa. Busque obter seu certificado digital junto a uma Autoridade Certificadora (que deve ser credenciada pelo ICP Brasil) ou atualize seu certificado atual caso o mesmo seja A3.

XML e DANFE

É importante que você saiba diferenciar o XML do DANFE. O XML é o arquivo digital da NF-e, devendo ser armazenado por 5 anos nos registros da empresa, possuindo validade jurídica e fiscal. Já o DANFE, é a representação gráfica da nota, e existe apenas para acompanhar as mercadorias em transporte e embora contenha as mesmas informações da nota fiscal, não possui a mesma validade.

Faça uso da tecnologia

O preenchimento manual da NF-e pode ser bastante trabalhoso e sujeito a erros que podem prejudicar e muito as empresas. Falhas humanas podem ser comuns em um trabalho que é bastante mecânico e exige muita atenção.

A melhor forma de evitar todos os problemas anteriores bem como tantos outros que podem ocorrer no preenchimento das notas, é utilizando a tecnologia a seu favor, com softwares que centralizam a emissão e gestão de dados referentes a NF-e, otimizando a produtividade de sua empresa e garantindo maior praticidade e agilidade no gerenciamento das notas.

É pensando em garantir ao seu negócio essa maior organização e produtividade, que a Otimizou fornece um Sistema de Emissão de Notas Fiscais completo e interativo.

Com ele é possível emitir notas fiscais pela tela do seu celular, oferecendo um painel de controle para consultar todo o histórico de notas geradas, com todos os dados armazenados na nuvem.

Acesse o site e saiba mais sobre os benefícios da Otimizou.

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