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Quais as diferenças entre XML, DANFE e NF-e ?

A emissão da NF-e além de essecial, é obrigatória por lei, sendo que sua não emissão configura crime.

Importante para o governo para monitorar as transações comerciais, para o empreendedor para controlar suas contribuições fiscais e para o consumidor para comprovar a compra e facilitar trocas e devoluções, a NF-e é de suma relevância.

Porém, é comum que exista uma certa confusão em torno da emissão da NF-e por conta de alguns termos correlatos que frequentemente são utilizados, e acabam por confundir muitas pessoas, são eles: DANFE e XML.

Confira a distinção entre NF-e, DANFE e XML para não errar na hora de emitir e gerenciar suas notas fiscais.

Como mencionado anteriormente, a NF-e é importante não apenas para o empreendedor mas também para o governo e para o consumidor, seja ele pessoa física ou jurídica.

Na NF-e constam informações sobre o vendedor, sobre o comprador e também características do produto comercializado, desde sua a natureza até a quantidade que foi comercializada na transação, demandando grande atenção em seu preenchimento pela grande quantidade de informações, bem com um cadastro atualizado de clientes.

A NF-e é fundamental para que o empreendedor saiba quais são as alíquotas de impostos que deve pagar em cada transação, bem como para possuir um eficiente controle de estoque e gerenciamento contábil. Instituída em 2007 pelo Governo Federal, a NF-e substituiu a nota fiscal em papel, contando com um certificado digital para que possa ser validada e armazenada totalmente online.

Já o XML, seria a nota fiscal de fato. Ele é o formato padrão do arquivo da NF-e, devendo ser armazenado por ao menos 5 anos nos arquivos de fornecedores e compradores, sob risco de multas no caso de não cumprimento.

O XML obedece aos mesmos padrões existentes na antiga escrituração fiscal, com algumas poucas alterações. O XML pode ser solicitado pela Receita Federal para possíveis averiguações nas contas da empresa, tornando seu armazenamento obrigatório de 5 anos, essencial para evitar possíveis problemas com o fisco. É importante mencionar que para abrir o XML da NF-e, é necessário possuir softwares específicos que conseguem ler esse tipo de arquivo.

Por fim, o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica) é um documento simplificado que possui todas as informações contidas na NF-e, porém, não possui a mesma validade jurídica e fiscal, sendo utilizada para o transporte de mercadorias. Esse documento não necessita ser armazenado por nenhuma das partes, embora conste em seu corpo a chave de acesso da nota, para que seja possível acessar o XML da NF-e. Ele também costuma ser utilizado para comprovar o recebimento de um produto pelo destinatário, que assina o canhoto do documento ao receber a entrega.

Em outras palavras, a emissão da NF-e é essencial, e possui detalhes importantes aos quais o comerciante deve se atentar ao realizar a emissão, evitando erros e confusões que possam gerar desde problemas internos a débitos e pendências jurídicas com o fisco, podendo colocar seu negócio em risco.

Especialmente quando o preenchimento das notas é feito de modo manual, falhas humanas podem ocorrer pelo trabalho ser extenso e demandar muita atenção aos detalhes.

É pensando em garantir a maior praticidade e facilidade na emissão da NF-e e no seu gerenciamento, que a Otimizou oferece o Sistema de Emissão de Notas Fiscais mais completo e interativo do mercado.

Com ele, todos os seus dados ficam armazenados com segurança na nuvem. É possível emitir e gerenciar notas fiscais pela tela do celular e acessar um painel de controle com todo o histórico de emissões.

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