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Precisa cancelar a Nota Fiscal? Veja como proceder

A emissão de notas fiscais é uma atividade rotineira nas empresas, principalmente aquelas que atuam na área de vendas. Trata-se de um documento bastante importante e fundamental durante uma transação comercial, por exemplo. Além de prestar contas junto ao Fisco e declarar seus impostos, a empresa também estará deixando o processo transparente para o cliente, pois a nota fiscal contém várias informações úteis que podem ser utilizadas por ele.

Mesmo sendo uma atividade do dia a dia da empresa ainda sim é possível ocorrer erros e emitir notas fiscais com dados incorretos, imprecisos ou, até mesmo, gerar notas fiscais que não deveriam existir. Uma vez que algum problema foi identificado em relação à nota fiscal, é possível cancelar o documento.

O surgimento das notas fiscais eletrônicas tem como principal objetivo facilitar a vida do empreendedor e não é diferente quando o assunto é o cancelamento desses documentos emitidos. A transferência desse procedimento para o meio eletrônico permite que o documento seja facilmente cancelado num prazo igual ou menor que 24 horas após a emissão. Também é possível realizar essa ação após o prazo de 24 horas, mas o procedimento é um pouco mais exigente.

Dentre os motivos mais comuns que podem levar ao pedido de cancelamento de uma nota fiscal destacam-se:

  • Erros de digitação relacionados a dados como CPF e CNPJ;
  • Erro de digitação ou até mesmo troca do nome do fornecedor, por exemplo;
  • Falhas em cálculos de impostos gerando valores incorretos;
  • Desistência de uma determinada operação que, consequentemente, deve obrigar a empresa a cancelar a nota fiscal referente à transação.

Em geral essas são as justificativas mais comuns, porém, além disso, é necessário saber se os pré-requisitos para cancelamento também são atendidos.

Em quais condições o cancelamento poderá ser feito?

O cancelamento da nota fiscal não se dá simplesmente após a identificação de um erro. Também é necessário que o Fisco tenha autorizado a emissão da nota fiscal em questão. Além disso, no caso de vendas, por exemplo, o cancelamento deverá ser solicitado antes que a saída da mercadoria para seu destinatário tenha sido realizada. O cliente também não deverá ter realizado a ciência da emissão, que é uma etapa posterior ao download do arquivo XML da NF-e – um arquivo enviado por e-mail pelas empresas.

Qual o prazo para solicitar o cancelamento?

O prazo recomendável para o cancelamento de uma nota de fiscal é de até 24 horas após a emissão do documento. Esse é um prazo estipulado pelo Conselho Nacional de Política Fazendária, cujo principal objetivo é impedir o cancelamento de notas fiscais após a entrega de produtos e mercadorias, ou seja, quando o objeto da transação financeira já está em circulação.

Uma vez que o prazo de 24 horas tenha expirado, o cancelamento da nota fiscal também será acompanhado de uma multa aplicada pela Receita Federal. A multa em si pode variar de acordo com a legislação estadual. Em média, o valor aplicado equivale a 1,5% sobre o valor total da transação na nota fiscal cancelada.

Além disso, é importante estar atento ao prazo máximo de cancelamento, pois em alguns estados o limite de tempo pode ser menor. É necessário estar atento às regras estaduais às quais a empresa está submetida. Um exemplo simples é que, em alguns estados, não é possível cancelar a nota fiscal depois do prazo definido.

Como cancelar?

A migração de serviços como a emissão de notas fiscais para o meio eletrônico surgiu justamente para deixar esse tipo de procedimento mais prático. O cancelamento, desde que respeitado o prazo máximo para a solicitação, também é algo simples e não deve tomar muito tempo. As etapas até a solicitação do cancelamento podem variar de acordo com o software ou plataforma que a empresa usa como base para a emissão das notas fiscais. No entanto, o procedimento é bastante simples e muito parecido, mesmo em plataformas ou softwares diferentes. Abaixo estão destacados as etapas:

  • O primeiro passo é acessar o software ou a plataforma utilizada como base para a emissão das notas fiscais;
  • Em seguida deve-se acessar a área de vendas;
  • Uma vez na área de vendas o próximo passo será acessar a opção de notas fiscais, ou seja, a opção utilizada para emitir os documentos;
  • Todos os programas e plataformas de gestão comercial disponibilizam um histórico das notas fiscais emitidas. Basta selecionar a nota fiscal e solicitar o cancelamento.

Seguidos os passos acima, a nota fiscal eletrônica estará totalmente cancelada, observando sempre o prazo máximo para a realização desse procedimento de forma a evitar demais transtornos. O status da nota poderá ser consultado pelo portal Sefaz referente ao estado onde a empresa está sediada ou por meio do portal nacional da NF-e.

Otimizou

Tanto o processo de emissão de notas fiscais como as possíveis solicitações de cancelamento podem ser tarefas bem mais simples com a utilização do Otimizou. A plataforma se destina à gestão de notas fiscais, com serviços práticos, interativos e todo um suporte que traz soluções tecnológicas para esse procedimento que faz parte da rotina de toda empresa. O melhor de tudo é que uma amostra dos serviços é disponibilizada gratuitamente para que o usuário possa testar os benefícios do Otimizou. Esse plano gratuito permite a emissão de até 10 notas fiscais durante o mês.

Todo o serviço é oferecido pelo aplicativo do Otimizou. Uma NFC-e pode ser emitida com apenas três cliques, enquanto que uma NF-e será gerada com cinco cliques. Além disso, um painel de controle com gráficos relacionados às notas aceitas, rejeitadas, canceladas ou com erro está disponível para facilitar a gestão de notas fiscais. Todo o armazenamento é bastante seguro e utiliza a tecnologia de armazenamento na nuvem. As vantagens não param por aí, pois pelo aplicativo é possível emitir e consultar notas em qualquer lugar, pois basta ter um celular em mãos e acesso à internet. Clique aqui para saber quais planos se adequam ao perfil da sua empresa.

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