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Erro na nota fiscal: quando inutilizar ou cancelar?

A emissão de notas fiscais é obrigatória para qualquer empresa sempre que ocorrer alguma transação comercial de compra ou venda. Ainda que o bom gerenciamento das notas traga inúmeros benefícios para a empresa, é comum que diversos empreendimentos tenham dificuldades em gerir esses documentos, o que pode acarretar em problemas com a Receita Federal – ainda que mediante a erros pequenos.

Uma das situações em que podem ocorrer dúvidas, é quando utilizar o cancelamento ou a inutilização da nota fiscal.

Embora os conceitos sejam parecidos, inutilização e cancelamento são processos completamente diferentes. Ao realizar a emissão da NF-e, podem ocorrer erros na inserção do nome do cliente ou mesmo alguma informação equivocada referente ao produto ou serviço vendido. Nesses casos, após a nota ser emitida não é possível realizar qualquer tipo de alteração. Dessa forma, é necessário realizar o cancelamento da nota fiscal. Entretanto, é preciso se atentar a alguns requisitos:

Cancelamento da Nota Fiscal

Para que o cancelamento seja efetuado, a NF-e já deve ter sido emitida e autorizada ao uso pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda), mas a mercadoria não pode ter entrado em circulação. Há ainda um prazo de, no máximo, 24h para que o cancelamento seja realizado. Após esse período, a nota pode ser estornada, caso o produto ainda não tenha entrado em circulação, ou devolvida se o produto já entrou em rota de entrega ao cliente. Entretanto, ambos os processos são diferentes do cancelamento, que também deve ser autorizado pela SEFAZ – após sua emissão, assim como ocorreu na NF-e original.

Inutilização da Nota Fiscal

Já no caso da inutilização da nota fiscal, o cenário é bem diferente. Durante a emissão das notas fiscais pode ocorrer uma quebra na sequência de numeração. Digamos que a empresa tenha emitido notas fiscais com as numerações 40 e 50, mas toda a faixa que vai de 41 a 49 não foi utilizada antes da emissão da nota de número 50.

Esse erro pode ocorrer por falha técnica ou motivos fiscais. Ao constatar essa inutilização a empresa deve contatar a SEFAZ até o décimo dia do mês seguinte ao ocorrido, informando a inutilização dessa numeração, visando evitar possíveis fraudes. Isso, desde que a numeração em questão não tenha sido usada em nenhuma NF-e emitida, mesmo aquelas que foram canceladas ou denegadas. Caso exceda o prazo para comunicar o erro, a SEFAZ pode determinar penalidades contra a empresa.

Emissão de Notas Fiscais

Embora ambos os processos sejam bastante simples, a empresa deve ter máxima atenção para evitar possíveis erros na emissão das notas fiscais. Ainda que seja um erro mínimo, como exceder o prazo para comunicar à SEFAZ a inutilização de uma numeração de notas fiscais, as penalidades podem gerar prejuízos significativos para a empresa, tanto financeiramente como legalmente. Para maximizar a eficiência na emissão das notas, digitalizar os processos contando com um programa que facilite a emissão das notas fiscais pode fazer uma grande diferença.

Pensando nisso, o Otimizou oferece um aplicativo que permite a emissão de notas fiscais na tela do próprio smartphone em apenas alguns cliques. Com o app da Otimizou é possível emitir e gerenciar notas fiscais com facilidade e agilidade, evitando erros e aumentando a produtividade do negócio.

O Otimizou ainda oferece um painel de controle para gerenciamento das notas e armazenamento dos dados em nuvem.

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