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Até quando arquivar a nota fiscal?

As notas fiscais envolvem uma série de obrigações antes e depois da emissão. É por meio desse documento que são declarados e recolhidos impostos de várias naturezas. Além disso, é preciso ter uma atenção especial depois que o documento foi emitido, pois arquivar uma nota fiscal também é um procedimento importante.

É importante destacar que o não arquivamento de notas fiscais pode resultar em consequências legais para as empresas. Uma das delas é o pagamento de impostos novamente, além de multas e taxas. O armazenamento de notas fiscais não é um controle interno, mas, sim, algo obrigatório por parte do contribuinte que emitiu o documento e, em alguns casos, até mesmo do destinatário.

O que deve ser armazenado?

O arquivamento de uma nota fiscal consiste basicamente em armazenar o arquivo XML – que é gerado durante a emissão do documento fiscal. Esse arquivo deve ser assinado e autenticado digitalmente para que tenha validade, ou seja, para que possa valer como nota fiscal. Outro detalhe importante é que o formato no qual o documento foi emitido, transmitido e autorizado deve ser preservado.

Um procedimento incorreto e adotado por muitas empresas é o arquivamento do DANFE, que é a versão em formato PDF da nota fiscal. Arquivar apenas o DANFE não é o suficiente, pois é o arquivo XML que possui validade fiscal e legal para que futuras prestações de contas possam ser feitas. Outro detalhe importante é que o arquivamento do DANFE sequer é necessário ou mesmo obrigatório.

Até quando a nota fiscal deve ser armazenada?

A obrigatoriedade do arquivamento de notas fiscais é regulada por lei. Dessa forma, é preciso guardar notas fiscais emitidas e recebidas pelo período de cinco anos. Muitas empresas cometem o erro de achar que esse é um papel do serviço de contabilidade contratado ou, até mesmo, da Secretaria da Fazenda.

Quais os riscos ao não arquivar as notas fiscais?

Um dos primeiros riscos que a empresa corre é, justamente, a solicitação de documentos fiscais para conferir impostos declarados. Se esse procedimento for realizado pelo Fisco e a empresa não possuir as notas fiscais solicitadas, ela será multada. Por isso, é definido o tempo de armazenamento mínimo de cinco anos, pois é após esse período que uma dívida por parte da empresa junto ao governo irá prescrever. Ou seja, depois do período em questão o governo não poderá efetuar cobranças.

Outro exemplo simples é o recebimento de notas fiscais. Se a empresa não mais utiliza uma determinada máquina e deseja vender o objeto, esse procedimento só poderá ser realizado se a nota fiscal de compra ainda estiver arquivada. Nesse caso, o documento deve ser armazenado não apenas por cinco anos, mas enquanto a máquina estiver operando.

Via arquivamento da nota fiscal, a empresa poderá garantir, por exemplo, que o período de garantia de produtos seja respeitado. É muito provável que, em determinado período, algum produto ou mercadoria chegue com defeitos nas mãos do cliente ou quebre muito rapidamente. Nesses casos, a garantia será acionada e é preciso ter o documento fiscal arquivado de forma a garantir os direitos do consumidor.

Organizando as notas fiscais

Além de saber como organizar as notas fiscais com cuidado, de forma a respeitar a legislação fiscal, também é preciso agilizar o processo de emissão. Por isso, o Otimizou é a principal indicação para emitir e armazenar notas fiscais de maneira fácil, prática e eficiente.

Com o Otimizou é possível emitir uma nota fiscal com apenas três cliques. Além disso, um painel de controle com todos os detalhes referentes a notas aceitas, rejeitadas, canceladas e com erros está disponível para que a gestão seja feita da melhor forma possível. Todo o armazenamento é feito com a tecnologia nuvem, ou seja, em um servidor externo na rede para que o arquivamento seja otimizado e o documento possa ser acessado de qualquer lugar.

Outra vantagem é que pelo aplicativo Otimizou é possível emitir uma nota fiscal de qualquer lugar, basta ter em mãos um dispositivo com acesso à internet.

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